Guide · Offentlighetsprincipen 2027
Rätt till insyn i fristående förskolor: så förbereder ni er inför 2027
Den 1 januari 2027 får allmänheten rätt till insyn i fristående förskolor. Offentlighetsprincipen — som länge gällt kommunala förskolor — börjar då gälla även hos er. Det låter stort, men för de flesta handlar det om tre saker: veta vilka handlingar ni har, kunna hitta dem, och kunna svara när någon ber om att få läsa dem. Här går vi igenom vad som ändras och vad ni kan göra redan nu.
Vad ändras 2027?
Reglerna finns i skollagen (29 kap.) och hänvisar till tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Kort sagt ska enskilda huvudmän för förskola hantera sina allmänna handlingar på ungefär samma sätt som en kommun. Det betyder att föräldrar, journalister, forskare och vem som helst annars kan be att få läsa till exempel ett beslut om ett klagomål eller er kvalitetsrapport.
Två saker är bra att veta från början. Reglerna gäller inte bakåt i tiden. Och de kommer med sekretess — uppgifter om enskilda barns hälsa eller familjeförhållanden skyddas på samma sätt som i kommunal förskola.
Vad är en allmän handling i förskolan?
En handling är allmän när den förvaras hos förskolan och antingen har kommit in dit eller har upprättats där. Det är alltså inte appens eller mappens status som avgör, utan vad som faktiskt har hänt med dokumentet. Vanliga exempel:
- Klagomål från vårdnadshavare och hur ni hanterat dem
- Tillbuds- och olycksrapporter
- Kvalitetsrapporter och plan mot kränkande behandling
- Mejl och brev som kommit in i verksamhetsfrågor
- Avtal, beslut och protokoll
Ett halvfärdigt utkast som bara ni själva har läst är oftast inte allmänt ännu. Men gränsen är inte alltid tydlig, och när ni är osäkra är det bättre att markera handlingen som "behöver bedömas" än att gissa.
Lättnader för små huvudmän
Har ni högst 100 barn behöver ni i regel inte föra ett fullständigt diarium. Det räcker med en förenklad handlingsbeskrivning — en översikt över vilka slags handlingar ni har och var de finns — och att handlingarna hålls ordnade så att de går att hitta när någon frågar. Det är ett rimligt krav även för en förskola med en enda rektor.
När någon begär en handling
En begäran kan komma på alla sätt: mejl, telefon, ett besök i hallen. Den som frågar behöver i regel inte säga vem hen är eller varför. Det finns ingen fast dagsgräns för fristående huvudmän, men begäran ska hanteras inom rimlig tid med hänsyn till omfattning och hur ni är organiserade. Så här kan det gå till:
- Skriv ner när begäran kom in, hur, och vad som efterfrågas.
- Leta fram rätt handling och rätt version.
- Pröva sekretessen — en människa gör bedömningen och noterar lagrum och motivering.
- Maskera det som är sekretess, och kontrollera att det verkligen är borttaget i kopian.
- Besluta: lämna ut helt, delvis, eller avslå. Vid avslag har sökanden rätt till ett skriftligt beslut.
- Spara vad ni gjorde, vem som beslutade och vad som lämnades ut. Originalet ändras aldrig.
Hur länge sparas handlingarna?
Huvudregeln är minst sju år. Det betyder inte att något ska raderas automatiskt när sju år gått — varje gallring ska föregås av en dokumenterad prövning. Kortare tid går bara om motsvarande kommunal verksamhet har en sådan regel. Tänk också på att en återkallad fotodelning stoppar delningen, men inte automatiskt tar bort en handling som ska bevaras.
Checklista: klara till 2027
- Utse vem som tar emot och ansvarar för en begäran om handling — och en ersättare.
- Skriv en handlingsbeskrivning: vilka slags handlingar ni har och var de finns.
- Bestäm hur ni håller ordning: var klagomål, tillbud, kvalitetsrapporter och avtal förvaras.
- Bestäm hur ni registrerar det som kommer in via mejl, telefon och besök.
- Gå igenom vad som kan vara sekretess hos er: barnens hälsa, familjeförhållanden, personalärenden.
- Öva en begäran från start till slut, inklusive maskering och beslut.
- Se till att ingenting raderas automatiskt — varken i mejl, appar eller molnmappar.
- Berätta för personalen vad som ändras och vem de hänvisar frågor till.
Vanliga frågor
Vad betyder rätt till insyn för en fristående förskola?
Att vem som helst får begära att ta del av förskolans allmänna handlingar, på ungefär samma sätt som hos en kommunal förskola. Förskolan måste då pröva om något är sekretessbelagt och lämna ut resten.
När börjar det gälla?
Den 1 januari 2027. Reglerna gäller inte bakåt i tiden — handlingar som kom in eller upprättades före dess omfattas inte på samma sätt.
Måste vi ha ett diarium?
Inte nödvändigtvis. Huvudmän med högst 100 barn har lättnader: det räcker i regel med en handlingsbeskrivning och att handlingarna hålls ordnade så att de går att hitta. Större huvudmän bör räkna med mer omfattande registrering.
Hur snabbt måste vi svara på en begäran?
Det finns ingen fast dagsgräns i lagen för fristående huvudmän. Begäran ska hanteras inom rimlig tid med hänsyn till hur omfattande den är och hur verksamheten är organiserad. Var hellre snabb än sen, och dokumentera varför det tar tid om det gör det.
Får vi fråga vem som begär handlingen?
Utgångspunkten är att den som begär en handling inte behöver säga vem hen är eller varför. Ibland behövs mer information för sekretessprövningen — men det får aldrig vara ett villkor för att få ett svar.
Hur länge ska handlingarna sparas?
Huvudregeln är minst sju år. Inget ska raderas automatiskt när tiden gått — gallring kräver en dokumenterad prövning, och kortare tid är bara möjlig om motsvarande kommunal verksamhet har en sådan regel.
Är ett utkast en allmän handling?
Det avgörs av tryckfrihetsförordningen, inte av vilken status dokumentet har i ett system. En handling blir allmän när den kommit in till förskolan eller när den är upprättad, till exempel expedierad eller färdigställd. Ett arbetsutkast som ingen fått del av är oftast inte allmänt — men det är en bedömning i varje fall.
Guiden är en praktisk sammanfattning, inte juridisk rådgivning. Källor: skollagen (2010:800) 29 kap., tryckfrihetsförordningen 2 kap. och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Gå igenom era egna rutiner med jurist eller dataskyddsombud.
Vill ni ha hjälp med det praktiska?
Emilia har handlingsbeskrivning, ordnade handlingar, bevarandetider och stöd för begäran om handling inbyggt — där pedagogerna ändå dokumenterar vardagen. Bedömningarna gör ni. Vi ser till att ni hittar det ni behöver.